التعرف إلى كيفية تحسين إدارة الوقت اليومية في العمل يساعد العديد من الأشخاص على تغيير مجرى ومسار حياتهم وتطويره نحو الأفضل على المستوى النفسي والمهني والاجتماعي، وسوف نعرض من خلال موقع القمة الطريقة الصحيحة والأفضل في تنظيم وتحسين إدارة الوقت في يوم العمل.
| هل الضغط دافعًا لتنظيم الوقت؟ | دافع بشكل سلبي |
| هل يفضل البدء في الأعمال مبكرًا أو في وقت متأخر؟ | مبكرًا |
| أهم آثار تنظيم الوقت | النجاح في تحقيق الأهداف وتعزيز الثقة بالنفس |
كيفية تحسين إدارة الوقت اليومية في العمل
إن التطور والتقدم في العمل يبدًا من كيفية تحسين إدارة الوقت اليومية في العمل، والتي تسير طبقًا للخطوات التالية:
1- وضع خطة وتحديد هدف
لتنظيم الوقت يجب تحديد الهدف المراد الوصول إليه ووضع خطة محكمة للوصول إليه، فيجب أن يكون لدى الشخص هدفًا واضحًا قريبًا أو بعيد المدى يسعى من أجل تحقيقه.
اقرأ أيضًا: إدارة الوقت وأهميتها وخطورتها وكيفية الحفاظ على وقتنا
2- ترتيب قائمة الأعمال اليومية
بعد تحديد الأهداف يجب البدء في التفكير في الأعمال والإجراءات المختلفة لتحقيق الأهداف المنشودة، بحيث يتم وضع هذه الأعمال على الورق لكي تكون بمثابة المخطط للسير وفقه.
3- ترتيب قائمة الأولويات
بعد إيجاد قائمة أعمال ومهام ثابتة يجب تنفيذ ما هو عام وعاجل بمعنى ترتيب الأولويات الأهم فالمهم للوصول إلى الأهداف.
4- وجود تقويم
يجب أن يكون لدى الشخص تقويمًا لبداية ونهاية كل عمل أو إجراء، فتلك خطوة هامة ضمن كيفية تحسين إدارة الوقت اليومية في العمل، وهذا يرسل أوامر للمخ بشكل لا إرادي للتنبيه بضرورة عمل مهمة معينة الآن.
5- تأدية عمل في كل مرة
لا يمكن تنظيم المهام وفقًا لأولويتها بتقويم المهام إذا كان الشخص يقوم بكل شيء أو أكثر من شيء مرة واحدة، أي أن كل عمل يجب أن يتم إنجازه على حدة في فترة زمنية محددة.
6- عدم التكاسل
يجب ألا يؤجل الشخص عملًا أو مهمة ما لوقت لاحق طالما بإمكانه أن يقوم بها الآن، لأنها ستتراكم عليه وسيتقاعص عن تأديتها.
7- تنظيم مكان العمل
وجود مناخ وبيئة عمل جيدة ومنظمة عامل يساعد في إدارة وتنظيم الوقت بشكل جيد، فهذا يشجع على تأدية المهام المطلوبة براحة نفسية كبيرة.
8- أخذ استراحات
بالرغم من وجود العديد من الأنشطة والمهام، إلا أنه يجب أن تتخلل هذه الأعمال فترات للراحة على مدار اليوم للتمكن من المواصلة.
9- تجنب ما يشتت الانتباه
تشتت الانتباه من الأمور التي تجعل اليوم غير منظم وعشوائي، لذا يجب تجنب كل ما يصرف الانتباه عن تأدية العمل المطلوب وهذه النصيحة تخص بالذات الأشخاص الذين يعملون من المنزل.
10- معرفة الوقت الأنسب لقول لا
من الضروري جدًا أن يعرف الشخص متى يقول لا لتنفيذ بعض الأعمال والأنشطة التي يمكن اعتبارها غير ضرورية.
اقرأ أيضًا: اذاعة مدرسية عن المذاكرة وتنظيم الوقت
فوائد تنظيم الوقت
لتنظيم الوقت فوائد متعددة للفرد والمجتمع، نعرض أهمها فيما يلي:
- الضغط الأقل: عند اتباع الشخص جدولًا زمنيًا محددًا لجميع وظائفه بطريقة ملائمة، سيشعر أنه لا يعاني من الضغط أو القلق.
- الأريحية في الوقت: تنظيم الوقت يساعد في توفير المزيد من وقت الفراغ لتأدية بعض الأعمال والمهام الشخصية.
- العمل بإنتاجية أكبر: حسن إدارة الوقت يجنب إهدار الوقت ويساعد في التركيز على الأعمال والأنشطة الهامة.
- تحسين السمعة: كلما كان الشخص منظمًا لوقته كلما كان منضبطًا وهذا يحسن من سمعته على المستوى الشخصي والمهني، ويجعل منه محل ثقة للجميع.
- المجهود الأقل: تنظيم الوقت يساعد في تقليص الجهد المبذول في أداء مختلف الأعمال والمهام.
- رفع المعنويات: عندما يتمكن الشخص من إحسان إدارة وقته في العمل، سيرتقي في منصبه وستعلو مكانته ويتميز بين زملائه وهذا سيؤثر بشكل كبير في رفع معنوياته.
- التخلص من التوتر: كلما كان الشخص أكثر انضباطًا في يومه وعمله كلما قل لديه الشعور المستمر بالضغط والتوتر.
- التغلب على المصاعب: إدارة الوقت وتنظيمه تساعد في تقوية التركيز في الأعمال المراد تنفيذها، والتركيز فيها بالتالي يفصل الشخص عن المصاعب والذكريات المؤلمة التي يعاني منها لتسهيل تجاوزها.
إذا أراد الشخص أن يكون أكثر نجاحًا في حياته الشخصية والمهنية وعلى الصعيد الاجتماعي، يجب أن يلتزم بكل ما ورد وجاء في كيفية تحسين إدارة الوقت اليومية في العمل.