شروط فتح مكتب خدمات عامة

يتساءل الشباب عن شروط فتح مكتب خدمات عامة، حيث يعد هذا المشروع من المشاريع الناجحة والتي تتطلب رأس مال صغير نسبيًا، وعلى الرغم من ذلك بإمكانه العمل على تحقيق أرباح طائلة لهم، وهذا ما يعمل موقع القمة على عرضه لكم بالتفصيل.

شروط فتح مكتب خدمات عامة

يعد هذا المشروع في الأساس مشروع خدمي يوفر للعمال مرتبات مجزية من خلال العمل لصالح المكتب دون التعرض للمشاكل التي تحدث للعمال في أكثر الأحيان، بجانب كونه يحقق دخلًا كبيرًا لصاحب المشروع، ما يعني أنه مُربح للطرفين، وتتمثل شروط فتح مكتب خدمات عامة فيما يلي:

• ألا يقل حسابك البنكي عن مبلغ 10 آلاف ريال سعودي.
• ألا يشغل صاحب المكتب أي وظيفة حكومية.
• تقديم ما يثبت مؤهلك الدراسي.
• نسخة من الهوية الوطنية.
• تقديم صورة شخصية بخلفية بيضاء.
• ألا يقل عمر المتقدم عن 18 عام.

اقرأ أيضًا: نموذج دراسة جدوى مشروع خدمي

متطلبات فتح مكتب خدمات عامة

يجب التفكير في كل ما قد يحتاجه المشروع لكي تكون صورة مبدئية عن تكلفة المشروع والنفقات التي سيحتاجها، وتتمثل متطلبات المشروع في الآتي:

• توفير مقر للعمل بمساحه 30 متر مربع لتسهيل الأعمال.
• أجهزة كمبيوتر حديثة ذات جودة عالية.
• توصيل شبكة انترنت قوية لضمان سرعة تنفيذ الخدمات.
• آلة طباعة كبيرة لنسخ المستندات وطباعة الأوراق.
• تجهيز مكتب خاص لكل موظف.
• إنشاء خزائن لحفظ الأوراق والمستندات الهامة من التلف أو الضياع.

أهم عوامل نجاح مشروع مكتب الخدمات العامة

بعد استيفاء كافة شروط فتح مكتب خدمات عامة يجب الأخذ بعين الاعتبار العوامل التي تؤدي إلى نجاح المشروع، ومنها:

• تحليل السوق جيدًا ودراسة المنافسين وأسعار الخدمات المقدمة من خلالهم حتى تستطيع تحديد أسعارك، ومن الأفضل أن تكون تنافسية لجذب العملاء.
• اختيار مقر للمشروع مليء بالسكان فمع ازدياد أعداد السكان تزداد فرص نجاح المشروع.
• يفضل اختيار منطقة سكنية راقية حيث إن سكان هذه المناطق هم الأكثر استخدامًا لتلك الخدمات.
• يتوجب على صاحب المشروع متابعة أداء العمال بشكل مستمر ومدى جودة الخدمة المقدمة.
• يتوجب على صاحب المشروع القيام بدراسة جدوى مفصلة قبل بدء المشروع.
• يتوجب على صاحب المشروع القيام بخطة تسويقية عن طريق مواقع التواصل الاجتماعي أو عن طريق اللوحات والإعلانات في الشوارع لتعريف العملاء باسم المكتب والخدمة التي يقدمها.
• ارتداء العمال لزي موحد مما يعطي انطباعا جيدًا لدى العملاء وأيضًا يعد من أساليب الدعاية الجيدة.
• متابعة العملاء بعد البيع بصورة دورية وهذا لضمان الخدمة والمقدمة وحل أي مشاكل في حال وجودها.

مهام مكتب الخدمات العامة

يقوم مكتب الخدمات العامة بالعديد من المهام التي قد تختلف باختلاف علاقات صاحب المكتب والمهارات التي يمتلكها الموظفون وأبرز هذه المهام هي:

• توفير خدمة دفع الضرائب وأي مستحقات مالية خاصة بالعميل.
• توفير خدمة ترجمة أي مستندات سواء كانت رسمية أو غير رسمية.
• تقديم الطلبات على مواقع الإنترنت أو التسجيل في بعض المواقع.
• تسليم وتسلم الوثائق الرسمية من وإلى الجهات الحكومية
• تلخيص بعض المستندات الحكومية.
• إرسال واستلام الأوراق عن طريق الفاكس.
• تقديم بعض الخدمات الخاصة بالطلاب.

العمالة التي تحتاجها مكاتب الخدمات العامة

الاختيار الجيد للعمالة يعد من الشروط الأساسية لنجاح المشروع بعد تحقق شروط فتح مكتب خدمات عامة، ولذا فإن المكتب يحتاج لعدد معين من الموظفين ومنهم ما يلي:

1- موظف إداري

تكمن مهمة الموظف الإداري الأساسية في التواصل مع العملاء لمعرفة كافة متطلباتهم وحفظها على جهاز الكمبيوتر لتوزيعها على العمال فيما بعد.

2- موظف لوجستي

تكمن مهمة الموظف اللوجستي في توجيه وإرشاد الفريق لتحسين دورة النظام ككل وأيضًا يعتبر المسؤول عن تدريب الموظفين بشكل مستمر لتلبية أهداف المؤسسة.

3- موظف كمبيوتر

تكمن مهمة موظف الكمبيوتر في القيام باي تسجيلات أو تقديم الطلبات على الإنترنت بالإضافة الى دفع الفواتير وأعمال الطباعة والنسخ.

4- الموظفين الإداريين 

تكمن المهمة الأساسية للإداريين في الإشراف على المعاملات في المكتب ومتابعة مستمرة لأداء الموظفين ويمكن لصاحب العمل تعيين إداري واحد أو أكثر على حسب احتياج المكتب.

اقرأ أيضًا: طريقة عمل دراسة السوق خطوة بخطوة بالتفصيل ودراسة جدوى التسويق بعناصرها

رواتب العاملين في مكتب الخدمات العامة

يتحدد راتب العاملين في مكاتب الخدمات العامة على أساس الخبرة وتأتى المرتبات على النحو الآتي:

في النهاية يجب على صاحب المشروع عمل دراسة جدوى قبل بداية المشروع وهذا لتوقع المخاطر التي قد يواجهها في البداية بالإضافة إلى اختيار اسم مناسب للأنشطة التي يقدمها المشروع مما يجذب العملاء إليه.